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DOCUMENTAÇÃO TÉCNICO-CIENTÍFICA EM LÍNGUA PORTUGUESA logótipo IFILP

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Título: «O Arquivo de Documentos Comerciais: A Problemática da Escolha do Formato»
Autor: Eng.º Gil Loureiro
 

Comparação de formatos de arquivo.

 

Abstract:

Desde que os documentos são utilizados como meio perene de comunicação, a sua preservação é uma preocupação. A sua custódia ao longo do tempo tem-se revelado problemática: não apenas por razões de conservação, mas também por questões relacionadas com a respectiva obtenção e legibilidade.

Na era digital, os documentos electrónicos em tudo se assemelham aos seus correspondentes em papel, sendo óbvia a evolução dos suportes, bem como dos mecanismos de manipulação e manuseamento. O requisito de arquivo a longo prazo depende normalmente da natureza dos documentos, mas está normalmente presente. No caso específico dos documentos que suportam relações comerciais, este requisito pode tomar a forma de imposição legal; por exemplo, ao abrigo do Código do IVA, a grande maioria das facturas electrónicas tem de ser arquivada pelo emissor de forma a ser reproduzível em qualquer ponto temporal durante um período de 10 anos.

Este artigo pretende alertar para um conjunto de factores que influenciam o arquivamento e reprodução dos documentos durante o seu ciclo de vida, os quais devem ser tidos em conta na selecção do formato do documento.

De forma a sistematizar a análise destes factores, tornando-os variáveis de decisão, são apresentados formatos normalizados, bem como formatos utilizados no tecido empresarial e Administração Pública. Estes são analisados relativamente à forma como endereçam os problemas inerentes a cada um dos factores: dimensão dos documentos, durabilidade do formato, garantia de integridade e funcionalidades adicionais, como a pesquisa fulltext e a vulnerabilidade a vírus.

Palavras-chave: Arquivo, Documentos, B2B, B2C, PDF/A, ODF, OpenXML, UBL, GS1XML
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